VERBİS Kaydı 2025: Kimler Zorunlu, Nasıl Yapılır?

VERBİS nedir?

VERBİS (Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi), Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından tutulan kamuya açık bir kayıt sistemidir. KVKK Madde 16 gereği, kapsama giren veri sorumluları, kişisel veri işleme faaliyetlerini bu sicile kaydettirmek zorundadır.

VERBİS bir tür şeffaflık aracıdır: hangi kuruluşun hangi kategoride veri işlediğini, verileri ne kadar süre sakladığını ve hangi tedbirleri aldığını özet düzeyde herkese görünür kılar.

Kimler kayıt olmak zorunda?

Kurul, belirli eşikler ve faaliyet türleri için kayıt yükümlülüğü öngörmüştür. Genel hatlarıyla şu gruplar kapsama girer:

• Yıllık çalışan sayısı 50'den fazla olan veri sorumluları
• Yıllık mali bilanço toplamı belirli bir eşiğin üzerinde olan tüzel kişiler
• Ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan kuruluşlar (çalışan sayısından bağımsız)
• Yurt dışında yerleşik veri sorumluları
• Kamu kurum ve kuruluşları

Eşiklerin altında kalan küçük ölçekli işletmeler için istisnalar bulunabilir. Ancak istisna, KVKK'nın diğer yükümlülüklerinden (aydınlatma, veri güvenliği, ilgili kişi talepleri) muaf olmak anlamına gelmez — yalnızca sicile kayıt zorunluluğunu kaldırır.

Adım adım kayıt süreci

VERBİS kaydı, yapısal bir hazırlık gerektirir. Önerilen sıralama:

• Veri envanteri çıkarın. Hangi veri kategorilerini, hangi amaçla, hangi hukuki sebebe dayanarak işlediğinizi listeleyin.
• İrtibat kişisi belirleyin. Tüzel kişilerde irtibat kişisi atanması ve sisteme tanımlanması gerekir.
• Kişisel Veri İşleme Envanteri (ROPA) hazırlayın. VERBİS bildirimi, bu envanterin özet bir yansımasıdır.
• Sicile giriş yapın. Kurum'un resmi VERBİS portalı üzerinden kuruluş ve irtibat kişisi bilgilerini girin.
• Bildirimi tamamlayın. Veri kategorileri, alıcı grupları, saklama süreleri, yurt dışı aktarım durumu ve alınan idari/teknik tedbirleri beyan edin.

En sık yapılan hatalar

• Envanter ile beyan uyumsuzluğu: Gerçekte işlenen veriler ile sicile yazılanlar örtüşmüyor. Denetimde bu tutarsızlık risk yaratır.
• Saklama sürelerinin boş veya gerçekçi olmayan girilmesi: Her veri kategorisi için belirli ve gerekçeli bir süre tanımlanmalı.
• Güncellemenin ihmal edilmesi: Yeni bir işleme faaliyeti başladığında veya kapsam değiştiğinde sicil bildirimi de güncellenmelidir.
• Yurt dışı aktarımın eksik beyanı: Yurt dışındaki bir bulut hizmeti kullanılıyorsa bu aktarım beyan edilmelidir.

Kayıt sonrası: bitti mi?

Hayır. VERBİS kaydı tek seferlik bir işlem değil, canlı bir kayıttır. İşleme faaliyetleriniz değiştikçe sicil bilgilerinizi de güncel tutmanız beklenir. Bu nedenle birçok kuruluş, ROPA ile VERBİS beyanını birbirine bağlı tutan bir süreç kurar.

VERBİS yükümlülüğünü ihmal etmek, KVKK kapsamındaki yaptırım risklerinden biridir; bu yüzden eşik hesabını ve kapsam değerlendirmesini erken yapmak önemlidir.

Wyverix'un veri envanteri modülü, ROPA kayıtlarınızı VERBİS beyan kalemleriyle eşleştirerek güncelleme gerektiren değişiklikleri size hatırlatır — böylece sicil bilgileriniz her zaman gerçeği yansıtır.